Hur länge sparas journaler socialtjänsten

Observera för att detta är den tryckta utgåvan från författningen vilket gäller.

granska därför ständigt texten mot den tryckta utgåvan. För övning angående använda bemyndiganden samt ikraftträdandebestämmelser, titta respektive författning.

Ändrad: t.o.m. HSLF-FS

Senaste lydelse: Gäller från samt tillsammans med

1 kap.

Tillämpningsområde

1 § Dessa föreskrifter bör tillämpas då vårdgivare behandlar patienters
personuppgifter inom aktivitet vilket omfattas från 1 kap.

1 § patientdatalagen
().

2 § Bestämmelserna inom 3 kap. 2 § 4 samt 7–20 §§, 4 kap. 2–12 §§,
6 kap. 1–3 §§ samt 7 kap. 1 § 4 bör endast tillämpas från vårdgivare som
behandlar patienters personuppgifter inom struktur liksom är helt alternativt delvis
automatiserade.

Övriga bestämmelser bör tillämpas från dem vårdgivare såsom anges i
1 § oberoende från på vilket sätt personuppgifterna dokumenteras.

Förhållandet mot ytterligare dataskyddsreglering

3 § I 1 kap.

4 § patientdatalagen () anges hur lagen samt föreskrifter likt besitter meddelats inom anslutning mot den förhåller sig mot ytterligare dataskyddsreglering. (HSLF-FS )

2 kap. Definitioner

I dessa föreskrifter samt allmänna råd avses med

3 kap.

Ledningssystem

1 § Av Socialstyrelsens föreskrifter samt allmänna råd (SOSFS ) angående ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår för att varenda vårdgivare ansvarar för för att detta finns sådana processer samt rutiner likt behövs för för att säkerställa för att verksamheten möter dem krav vilket ställs inom dessa föreskrifter.

2 § Vårdgivaren bör genom ledningssystemet säkerställa att

1.

dokumenterade personuppgifter hos vårdgivaren är åtkomliga och
användbara för den liksom är behörig (tillgänglighet),
2.

personuppgifterna är oförvanskade (riktighet),
3. obehöriga ej bör behärska ta sektion från personuppgifterna (konfidentialitet),
och
4. åtgärder förmå härledas mot ett användare (spårbarhet) inom informationssystem likt är helt alternativt delvis automatiserade.

Allmänna råd

Vårdgivaren bör använda svenska standarder för informationssäkerhet då ledningssystemet byggs upp.

Sådana standarder är kapabel existera standarder inom ISO/IEC serien.

3 § En vårdgivares användning från enstaka svensk standard för informationssäkerhet får ej ersätta dennes skyldighet för att uppfylla kraven inom dessa föreskrifter. 

Informationssäkerhetspolicy

4 § Vårdgivaren bör ansvara för för att detta finns ett informationssäkerhetspolicy.

Den bör ange vårdgivarens övergripande mål för samt inriktning på verksamhetens sysselsättning tillsammans med informationssäkerhet inom avsikt för att säkerställa personuppgifters tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet samt spårbarhet.

Riskanalyser

5 § Vårdgivaren bör fortlöpande bedöma ifall detta inom verksamheten finns risker för händelser såsom kunna medföra för att kraven inom dessa föreskrifter ej uppfylls.

För varenda sådan händelse bör vårdgivaren

1.

uppskatta sannolikheten för för att händelsen inträffar, och
2. bedöma vilka negativa konsekvenser likt skulle behärska bli följden
av händelsen.

Riskanalyserna bör dokumenteras.

Ledning samt samordning från informationssäkerhetsarbetet

6 § Vårdgivaren bör utse enstaka alternativt flera personer liksom bör leda samt samordna informationssäkerhetsarbetet.

Den alternativt dem såsom utses bör minimalt enstaka gång ifall året sammanställa resultat angående arbetet mot vårdgivaren.

Sammanställningen bör innehålla resultat angående de

1. riskanalyser vilket äger gjorts från informationssäkerheten,
2. incidenter liksom äger påverkat informationssäkerheten samt liksom medfört alternativt ägde kunnat medföra vårdskada,
3.

uppföljningar likt besitter gjorts, och
4. förbättringsåtgärder såsom besitter vidtagits.

Allmänna råd

Den alternativt dem personer såsom utses för att leda samt samordna informationssäkerhetsarbetet bör få enstaka sådan ställning inom organisationen för att arbetet är kapabel prioriteras samt utföras effektivt.

Ta inom drift informationssystem

7 § Vårdgivaren bör registrera dem beslut vilket äger fattats ifall för att ta inom drift informationssystem liksom används för behandling från personuppgifter.

Allmänna råd

Vårdgivaren bör ta fram ett process för hantering från idrifttagandet.

Ett beslut angående för att ta inom drift en informationssystem bör innehålla

–– enstaka detaljer från systemets avsikt samt hur detta bör användas, och
–– ett validering från för att systemet följer informationssäkerhetspolicyn, krav på testning samt andra från vårdgivaren angivna säkerhetskrav likt förmå artikel relevanta.

Driftdokumentation

8 § Vårdgivaren bör säkerställa för att detta finns uppdaterad samt tillgänglig driftdokumentation för varenda informationssystem liksom används för behandling från personuppgifter.

Upphandling samt utveckling

9 § Vårdgivaren bör säkerställa för att kraven inom dessa föreskrifter uppfylls nära upphandling alternativt egenutveckling från informationssystem liksom används för behandling från personuppgifter.

10 § Vårdgivaren bör nära tillväxt, idrifttagande samt ändring från informationssystem såsom används för behandling från personuppgifter säkerställa för att personuppgifternas tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet samt spårbarhet ej riskeras.

Vårdgivaren bör vidare säkerställa för att en informationssystem testas innan detta tas inom drift.

Allmänna råd

Tester bör göras inom miljöer liksom är åtskilda från produktionsmiljöer.

Informationen inom testmiljöerna bör ej innehålla personuppgifter.

Ändringar inom informationssystemen bör planeras inom förväg.

Innan enstaka ändring görs bör vårdgivaren bedöma tänkbara effekter på informationssäkerhet samt funktion.

Vårdgivaren bör godkänna ändringar innan dem tas inom drift inom informationssystemen.

Planering från aktivitet nära funktionsstörning

11 § Vårdgivaren bör organisera för hur hälso- samt sjukvårdsverksamheten bör bedrivas ifall informationssystem liksom används för behandling från personuppgifter ej fungerar.

Vårdgivaren bör vidare organisera för hur återstart alternativt återställande bör göras efter enstaka sådan funktionsstörning.

Vårdgivaren bör registrera planeringen.

Allmänna råd

Planeringen bör testas tillsammans med ett periodicitet såsom äger fastställts efter genomförd riskanalys.

Vid förändring inom verksamheten alternativt från riskbilden bör planeringen uppdateras samt testas igen.

Säkerhetskopiering

12 § Vårdgivaren bör säkerställa för att personuppgifter likt behandlas inom informationssystem säkerhetskopieras tillsammans enstaka fastställd periodicitet.

Säkerhetskopiorna bör förvaras på en säkert sätt, väl åtskilda från originaluppgifterna.

13 § Vårdgivaren bör besluta ifall hur länge säkerhetskopiorna bör sparas samt hur ofta återläsningstester från kopiorna bör göras.

Allmänna råd

Hur ofta återläsningstester bör göras bör styras från resultaten från återkommande riskanalyser.

Fysiskt skydd från informationssystem

14 § Vårdgivaren bör säkerställa för att informationssystem vilket används för behandling från personuppgifter skyddas fysiskt mot skada, störning samt obehörig åtkomst.

Allmänna råd

Informationssystemen bör förvaras inom säkra utrymmen inom avgränsade
skalskydd såsom besitter lämpliga säkerhetsavspärrningar samt tillträdeskontroller.

Behandling från personuppgifter inom öppna nät

15 § Om vårdgivaren använder öppna nät nära behandling från personuppgifter, bör denne ansvara för att

1.

överföring från uppgifterna görs på en sådant sätt för att ej obehöriga förmå ta sektion från dem, och
2. elektronisk åtkomst alternativt direktåtkomst mot uppgifterna föregås från kraftfull autentisering.

16 § Vårdgivaren får efter för att äga gjort enstaka behovs- samt riskanalys besluta angående undantag från kraven inom 15 § 1 nära överföring från påminnelser samt kallelser mot vård samt behandling vilket riktar sig mot patienter.

Vårdgivaren bör registrera beslutet samt behovs- samt riskanalysen.

17 § En överföring från enstaka påminnelse alternativt ett kallelse får

1.

endast göras efter för att patienten besitter gett sitt medgivande, och
2. ej avslöja specifikation ifall patientens hälsotillstånd alternativt andra personliga förhållanden.

Allmänna råd

Vårdgivaren bör äga rutiner likt säkerställer för att patientens kontaktuppgifter är riktiga samt aktuella.

Utvärdering från skyddet mot olovlig åtkomst

18 § Vårdgivaren bör årligen utvärdera skyddet mot såväl intern såsom extern olovlig åtkomst mot datornätverk samt informationssystem likt används för behandling från personuppgifter.

Flyttbart medium för informationslagring

19 § Den vårdgivare vilket tillåter flyttbart medium för lagring från personuppgifter bör säkerställa att

1.

obehöriga ej förmå ta sektion från dem, och
2. uppgifterna ej går förlorade.

Avveckling från medium för informationslagring

20 § Medium för informationslagring liksom innehåller personuppgifter bör avvecklas på en sådant sätt för att uppgifterna ej är kapabel läsas alternativt återskapas.

4 kap.

Åtkomst mot information ifall patienter

Styrning från behörigheter

1 § Bestämmelser ifall vårdgivarens ansvar för tilldelning samt begränsning från behörigheter för åtkomst mot fakta ifall patienter finns inom 4 kap. 2 § samt 6 kap. 7 § patientdatalagen ().

2 § Vårdgivaren bör ansvara för för att varenda användare tilldelas ett individuell behörighet för åtkomst mot personuppgifter.

Vårdgivarens beslut ifall tilldelning från behörighet bör föregås från ett behovs- samt riskanalys.

3 § Vårdgivaren bör ta fram rutiner för ändring, borttagning samt regelbunden uppföljning från behörigheterna för för att säkerställa för att dessa är riktiga samt aktuella.

Åtkomst mot information inom enstaka vårdgivares verksamhet

4 § Vårdgivaren bör ansvara för för att upplysning angående på vilka andra vårdenheter alternativt inom vilka andra vårdprocesser detta finns fakta angående enstaka viss patient ej förmå göras tillgänglig utan för att den behörige användaren gör en ställningstagande mot angående denne alternativt denna besitter rätt för att ta sektion från denna kunskap (aktivt val).

Uppgifterna får sedan ej göras tillgängliga utan för att den behörige användaren gör ytterligare en aktivt val.

5 § Om data ifall ett patient äger spärrats från enstaka ytterligare vårdenhet alternativt inom ett ytterligare vårdprocess hos vårdgivaren, får dessa endast göras tillgängliga efter detta för att den behöriga användaren gjort en aktivt omröstning.

detta aktiva valet bör göras efter ett prövning från angående dem krav likt anges inom 4 kap. 5 § patientdatalagen () för för att få häva ett spärr är uppfyllda.

Åtkomst mot ospärrade fakta ifall enstaka patient nära sammanhållen
journalföring

6 § Vårdgivaren bör ansvara för för att enstaka behörig användares åtkomst mot ospärrade information angående enstaka patient hos ett ytterligare vårdgivare föregås från för att användaren kontrollerar för att förutsättningarna för behandling från personuppgifter i enlighet med 6 kap.

3 § alternativt 3 a § patientdatalagen () är fullbordade samt därefter gör en aktivt omröstning för för att ta sektion från uppgifterna.

Åtkomst mot arbetsuppgift angående spärrade data nära sammanhållen
journalföring

7 § Vårdgivaren bör ansvara för för att detta framgår från systemet tillsammans med sammanhållen journalföring för att detta finns spärrade data ifall enstaka patient hos någon ytterligare vårdgivare.

Vårdgivaren bör även ansvara för för att resultat ifall vilken alternativt vilka vårdgivare såsom besitter spärrade information angående enstaka patient endast görs tillgängliga efter för att ett behörig användare äger gjort en aktivt val.

Nödöppning nära sammanhållen journalföring

8 § En vårdgivare liksom är ansluten mot systemet tillsammans med sammanhållen journalföring bör säkerställa för att behöriga användare får tillgång mot dem data ifall ett patient liksom är kapabel antas äga innebörd för den vård patienten oundgängligen behöver när detta föreligger fara för hans alternativt hennes liv alternativt seriös fara för hans alternativt hennes hälsa.

Vid enstaka sådan situation såsom avses inom 6 kap.

4 § patientdatalagen () bör vårdgivaren ansvara för för att åtkomst mot upplysning angående vilken alternativt vilka vårdgivare vilket äger data angående ett patient föregås från för att den behörige användaren gör en aktivt val.

Vidare bör nära ett sådan situation åtkomsten mot ospärrade fakta angående ett patient hos ett ytterligare vårdgivare föregås från ytterligare en aktivt omröstning.

angående uppgifterna är spärrade, bör ett begäran angående åtkomst göras hos den vårdgivare likt äger spärrat uppgifterna.

Kontroll från åtkomst mot uppgifter

9 § Vårdgivaren bör ansvara för att

1.

detta från dokumentationen från åtkomsten (loggar) framgår vilka åtgärder liksom äger vidtagits tillsammans med fakta angående ett patient,
2.

detta från loggarna framgår nära vilken vårdenhet alternativt vårdprocess åtgärderna vidtagits,
3. detta från loggarna framgår nära vilken tidpunkt åtgärderna vidtagits,
4. användarens samt patientens identitet framgår från loggarna,
5. systematiska samt återkommande stickprovskontroller från loggarna görs,
6.

kontroller från loggarna dokumenteras, och
7. loggarna sparas minimalt fem år för för att möjliggöra övervakning från åtkomsten mot data angående enstaka patient.

10 § Av informationen såsom vårdgivaren i enlighet med 8 kap. 5 § patientdatalagen () på begäran bör lämna mot enstaka patient angående åtkomsten mot hans alternativt hennes data bör detta framgå från vilken vårdenhet samt nära vilken tidpunkt någon besitter tagit sektion från uppgifterna.

Informationen bör existera utformad så för att patienten kunna bedöma ifall åtkomsten äger varit befogad alternativt inte.

11 § Vårdgivaren bör ansvara för för att enstaka enskilds direktåtkomst mot data ifall sig själv samt mot inspelade eller skrivna bevis angående åtkomst tillåts endast efter för att den enskildes identitet äger säkerställts genom kraftfull autentisering.

12 § Om vårdgivaren endast tillåter enstaka begränsad direktåtkomst, bör denne informera den enskilde angående detta.

Vårdgivaren bör även informera den enskilde ifall vart han alternativt denna är kapabel vända sig för för att få hjälp tillsammans för att förstå dokumentationen.

5 kap.

Patientjournalens struktur samt innehåll

Patientjournalens struktur

1 § Vårdgivaren bör säkerställa för att dem fakta liksom finns dokumenterade inom enstaka patientjournal finns tillgängliga på en överskådligt sätt för den hälso- samt sjukvårdspersonal liksom är behörig för att ta sektion från uppgifterna.

Allmänna råd

De delar från enstaka patients journal likt hör mot enstaka samt identisk individanpassade vårdprocess bör hållas samman.

Patientjournalens innehåll

2 § Vårdgivaren bör säkerställa för att uppgifterna inom ett patientjournal är entydiga.

Allmänna råd

För för att försäkra sig ifall för att uppgifterna är tydliga bör vårdgivaren använda följande publikationer, när dem är tillämpliga:

–– Socialstyrelsens termbank
–– Internationell statistisk klassifikation från sjukdomar samt relaterade hälsoproblem (ICDSE)
–– Klassifikation från vårdåtgärder (KVÅ)
–– Klassifikation från funktionstillstånd, funktionshinder samt hälsa (ICF)
–– Systematized Nomenclature of medicin - Clinical Terms (Snomed CT).

3 § Vårdgivaren bör, utöver vad såsom följer från 3 kap.

5–8 samt 11 §§ patientdatalagen (), säkerställa för att patientjournalen innehåller

1. ett entydig identifikation från den berörda patienten,
2. patientens kontaktuppgifter,
3. information ifall namn samt befattning på den anställda såsom svarar för ett viss journaluppgift, och
4. tidpunkten för varenda vårdkontakt likt patienten besitter haft alternativt som
planeras.

4 § Vårdgivaren bör säkerställa för att detta är möjligt för att föra patientjournal om

1.

ett patients identitet ej är kapabel fastställas,
2. enstaka patient saknar svenskt personnummer, eller
3. ett patient äger skyddade personuppgifter.

5 § Vårdgivaren bör säkerställa för att enstaka patientjournal, inom förekommande fall, innehåller information om

1.

aktuellt hälsotillstånd samt medicinska bedömningar,
2. utredande samt behandlande åtgärder samt bakgrunden mot dessa,
3. ordinationer samt ordinationsorsak,
4. effekt från utredande samt behandlande åtgärder,
5. slutanteckningar samt andra sammanfattningar från genomförd vård,
6. överkänslighet för läkemedel alternativt vissa ämnen,
7.

komplikationer från vård samt behandling,
8. vårdrelaterade infektioner,
9. samtycken samt återkallade samtycken,
patientens önskemål ifall vård samt behandling,
dem medicintekniska varor såsom besitter förskrivits mot, utlämnats mot alternativt tillförts enstaka patient på en sådant sätt för att dem förmå spåras,
intyg, remisser samt ytterligare för vården betydelsefull inkommande samt utgående data, och
vårdplanering.

Vårdgivaren bör vidare säkerställa för att patientjournalen innehåller ett markering likt ger enstaka varning angående för att ett patient besitter demonstrerat intolerans alternativt äger ett överkänslighet likt innebär ett seriös fara för hans alternativt hennes liv alternativt hälsa.

Markeringen bör göras på en sådant sätt för att den är lätt för att uppmärksamma.

Granskning från dokumentation

6 § Vårdgivaren bör regelbundet undersöka för att hälso- samt sjukvårdspersonalen dokumenterar inom patientjournalen i enlighet med gällande författningar.

6 kap.

Hantering från personuppgifter

Åtgärder mot skydd mot obehörig åtkomst

1 § Hälso- samt sjukvårdspersonalen bör ansvara för att

1. personliga lösenord samt hjälpmedel för verifiering ej är kapabel bli tillgängliga för ytterligare, och
2.

datorer alternativt andra enheter såsom används för för att hantera fakta ifall patienter ej lämnas utan för att uppgifterna är skyddade mot obehörig åtkomst.

2 § Vårdgivaren bör säkerställa för att uppdragstagare alternativt andra såsom arbetar för alternativt äger slutit avtal tillsammans med vårdgivaren förbinder sig för att skydda fakta ifall patienter mot obehörig åtkomst i enlighet med vad vilket anges inom 1 §.

Upplysning angående spärrade uppgifter

3 § Om ett patient äger motsatt sig för att hans alternativt hennes personuppgifter görs tillgängliga för någon likt arbetar nära enstaka ytterligare vårdenhet, inom enstaka ytterligare vårdprocess alternativt för någon ytterligare vårdgivare än den där uppgifterna besitter lämnats, bör detta framgå från dokumentationen för att detta finns spärrade uppgifter.

Signering från journalanteckningar

4 § Vårdgivaren bör säkerställa för att detta finns rutiner för signering från journalanteckningar samt för bekräftelse från åtgärder liksom gäller ett patients vård samt behandling.

5 § Vårdgivaren får besluta angående undantag från kravet på signering inom 3 kap.

10 § patientdatalagen (). Sådana undantag bör framgå från rutinerna för signering.

Undantag i enlighet med första stycket får dock ej avse signering av

1. väsentliga ställningstaganden ifall vård samt behandling,
2. förhållningsregler i enlighet med smittskyddslagen (), eller
3.

slutanteckningar alternativt andra sammanfattningar från genomförd vård.

Skydd från journalanteckningar

6 § Vårdgivaren bör säkerställa för att data inom enstaka patientjournal ej förmå ändras alternativt utplånas annat än tillsammans stöd från patientdatalagen () alternativt Europaparlamentets samt rådets förordning (EU) / från den 27 april angående skydd för fysiska personer tillsammans med avseende på behandling från personuppgifter samt ifall detta fria flödet från sådana data samt angående upphävande från direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). (HSLF-FS )

Förvaring från patientjournalen

7 § Vårdgivaren bör säkerställa för att information inom patientjournalen förvaras på en sådant sätt för att dem är läsbara fram mot dess för att dem gallras.

Journalhandlingar på andra språk än svenska

8 § Följande yrkesutövare får föra patientjournal på en annat språk än svenska.

1.

Den yrkesutövare liksom besitter fått en behörighetsbevis för en arbete inom hälso- samt sjukvården alternativt tandvården alternativt inom detaljhandel tillsammans läkemedel i enlighet med bestämmelserna angående erkännande från utländsk kurs inom 6 kap. 1 § patientsäkerhetsförordningen () får föra patientjournal på danska alternativt norska.

2.

Den yrkesutövare vilket inom kraft från utomnordisk träning äger fått en förordnande från Socialstyrelsen för att utöva arbete inom hälso- samt sjukvården får föra patientjournal på engelska, ifall detta anges inom förordnandet.

9 § Om vårdgivaren anlitar hälso- samt sjukvårdspersonal liksom i enlighet med 8 § får föra patientjournal på något annat språk än svenska, bör denne säkerställa att

1.

kravet på noggrannhet inom dokumentationen upprätthålls, och
2. väsentliga ställningstaganden såsom gäller vård samt behandling, förhållningsregler i enlighet med smittskyddslagen () samt slutanteckningar alternativt andra sammanfattningar från genomförd vård finns upprättade på svenska.

Översättning samt tolkning

10 § Vårdgivaren bör säkerställa för att ett patient är kapabel ta sektion från sin patientjournal på en sådant sätt för att han alternativt denna förmå förstå innehållet.

7 kap.

Patientsäkerhetsberättelse

1 § Patientsäkerhetsberättelsen bör, utöver vilket vilket anges inom 3 kap. 10 § patientsäkerhetslagen (), innehålla fakta om

1. dem uppföljningar från informationssäkerheten vilket framgår från 3 kap. 6 § 3 samt liksom är från större betydelse,
2.

dem riskanalyser liksom äger gjorts i enlighet med bestämmelserna inom 3 kap. 5 §,
3. dem åtgärder likt besitter vidtagits för förbättring från informationssäkerheten i enlighet med vilket vilket framgår från 3 kap. 6 § 4 samt liksom är från större betydelse,
4.

den utvärdering vårdgivaren besitter genomfört i enlighet med 3 kap. 18 § från skydd mot olovlig åtkomst mot datornätverk samt informationssystem, och
5. den utvär liksom äger gjorts i enlighet med 5 kap. 6 § från hälso- samt sjukvårdspersonalens journalföring. (HSLF-FS )

2 § Ytterligare bestämmelser ifall innehållet inom ett patientsäkerhetsberättelse finns inom 7 kap.

2 samt 3 §§ Socialstyrelsens föreskrifter samt allmänna råd (SOSFS ) angående ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

8 kap. Omhändertagande från patientjournal

1 § Om enstaka enskild aktivitet inom hälso- samt sjukvården ej bör drivas vidare, ska

1. vårdgivaren,
2.

dödsboet,
3. konkursboet, eller
4.

likvidatorn

säkerställa för att dem patientjournaler likt finns inom verksamheten tas angående grabb på en sådant sätt för att obehöriga ej är kapabel ta sektion från dem.

Om patientjournalerna ej är kapabel tas ifall grabb inom enlighet tillsammans med vilket vilket framgår från första stycket, bör den såsom ansvarar för dem ansöka hos Inspektionen för vård samt vård ifall omhändertagande från journalerna i enlighet med bestämmelserna inom 9 kap.

1 § andra stycket patientdatalagen ().

9 kap. Undantagsbestämmelse

1 § Socialstyrelsen kunna medge undantag från bestämmelserna inom dessa föreskrifter, angående detta finns särskilda skäl.

Ladda ner alternativt beställ

Mer information

Senast uppdaterad:

Publicerad: